Privacyverklaring

KISS marketing & sales B.V. verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van deze website, van zakelijke contacten, van sollicitanten en, in opdracht van onze opdrachtgevers, van consumenten die wij bellen. In deze verklaring leest u welke gegevens dat zijn, waarom wij ze verwerken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Inhoud:

1. Wie wij zijn
2. Websitebezoek
3. Contactformulier en zakelijke contacten
4. Sollicitanten
5. Gebelde consumenten: KISS als verwerker
6. Ontvangers en verwerkers
7. Doorgifte buiten de EER
8. Beveiliging
9. Bewaartermijnen
10. Uw rechten
11. Klacht
12. Cookies
13. Wijzigingen

1. Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in hoofdstuk 2, 3 en 4 is:

KISS marketing & sales B.V.
Laan van Oversteen 20
2289 CX Rijswijk
KvK 60396067
Telefoon +31 70 789 06 49
E-mail backoffice@kiss-marketingsales.nl

Vragen over privacy stelt u per e-mail aan backoffice@kiss-marketingsales.nl of telefonisch via +31 70 789 06 49. Uw vraag komt dan terecht bij de medewerker die daarover gaat.

2. Websitebezoek

Bij een bezoek aan kiss-marketingsales.nl verwerken wij technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen: IP-adres, browsertype, tijdstip van het verzoek en de opgevraagde pagina. Deze gegevens verwerkt onze hostingpartij Savvii in serverlogboeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een werkende en veilige website). Technische loggegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor beveiliging, foutanalyse en beheer, conform de instellingen en afspraken met onze hostingpartij.

Statistieken meten wij met Google Analytics 4, uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven in de cookiebanner. Zolang u die toestemming niet heeft gegeven, wordt het script van Google niet geladen en worden er geen statistiekcookies geplaatst. Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u op elk moment kunt intrekken via "Cookievoorkeuren aanpassen" in de voettekst. Meer hierover in ons cookiebeleid.

Onze formulieren beschermen wij zelf tegen spam en misbruik, zonder dienst van een derde partij: met een verborgen controleveld, een minimale invultijd, een beveiligingstoken in een functionele cookie en een limiet op het aantal verzendingen per IP-adres. Voor die limiet bewaren wij een gehashte waarde van uw IP-adres (niet het adres zelf). Na het versturen sturen wij u in de regel een korte bevestiging per e-mail. Om misbruik daarvan te voorkomen, bewaren wij een gehashte waarde van uw e-mailadres (niet het adres zelf). Wij gebruiken deze waarden niet langer dan 10 minuten (IP-adres) en 24 uur (e-mailadres); daarna worden ze bij een volgende automatische opruimronde verwijderd. Grondslag: gerechtvaardigd belang (voorkomen van misbruik van onze formulieren).

3. Contactformulier en zakelijke contacten

Vult u het contactformulier in of neemt u anderszins zakelijk contact met ons op, dan verwerken wij: naam, organisatie, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, het type vraag, een indicatie van de gewenste capaciteit en uw toelichting.

Doel: beantwoorden van uw vraag, voorbereiden van een gesprek en, als daaruit een samenwerking volgt, het uitvoeren van de overeenkomst. Grondslag: gerechtvaardigd belang (reageren op een verzoek dat u zelf doet) en, na het sluiten van een overeenkomst, de uitvoering daarvan.

Gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers verwerken wij zolang de samenwerking loopt en daarna zolang wettelijke bewaarplichten dat vereisen (fiscale bewaarplicht: zeven jaar voor administratie).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor nieuwsbrieven of marketing zonder uw toestemming.

4. Sollicitanten

Solliciteert u via onze website, via WhatsApp, via een vacaturesite zoals Indeed of rechtstreeks, dan verwerken wij: voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, gewenst aantal uren, gewenste startdatum, de functie of vacature waarvoor u reageert en, alleen als u dat zelf meestuurt, uw cv (als pdf) en motivatie. Reageert u via WhatsApp of Indeed, dan verwerken wij ook uw antwoorden op onze vragen, zoals uw woonplaats, beschikbaarheid, werkervaring en wanneer u gebeld wilt worden. Uw leeftijd of geboortedatum verwerken wij als die in uw cv of profiel staat of als u die aan ons geeft. Wij gebruiken die om te controleren of u 18 jaar of ouder bent. Sollicitaties via de website komen binnen in onze mailbox werken@kiss-marketingsales.nl. Tijdens de procedure leggen wij ook vast: gespreksnotities, de status van uw sollicitatie, een score (zie hieronder) en, als wij u afwijzen, de reden. Wij controleren ook of u eerder bij KISS heeft gewerkt.

Gaat uw sollicitatie verder, dan nemen wij zo snel mogelijk telefonisch contact met u op; daarna kan een persoonlijk gesprek volgen en vervolgens wel of geen uitnodiging voor de trainingsweek. Doel: beoordelen of wij u een functie kunnen aanbieden en het contact daarover. Grondslag: de stappen die op uw verzoek voorafgaan aan een arbeidsovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige werving.

Bewaartermijn: onze regel is dat wij uw sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van de procedure verwijderen. Die regel voeren wij nu in al onze systemen in; tot dat klaar is, kunnen gegevens langer bewaard blijven. Een uitzondering is de lijst onder "Wij benaderen u niet opnieuw" hieronder.

In het sollicitatieformulier vragen wij niet naar uw geboortedatum, een kopie van uw identiteitsbewijs of uw gezondheid. Wel controleren wij of u 18 jaar of ouder bent. Staat uw geboortedatum niet in uw cv of profiel, dan kunnen wij ernaar vragen. Solliciteert u via WhatsApp, stuur dan geen gevoelige gegevens; die vragen wij nooit via dat kanaal.

Deze verklaring gaat niet over de gegevens van onze medewerkers.

AI en automatische berichten bij werving

Reageert u via WhatsApp, dan krijgt u eerst automatische berichten van ons. Voor die gesprekken gebruiken wij de WhatsApp-dienst van Meta en een AI-model van OpenAI. Op basis van uw antwoorden beoordeelt het systeem automatisch of uw sollicitatie verder gaat. Bij de werving gebruiken wij ook AI-assistenten op basis van Claude, een AI-model van Anthropic (zie de tabel in hoofdstuk 6). Deze AI-assistenten zoeken op Indeed naar passende kandidaten, sturen uitnodigingen en berichten, en zetten sollicitaties op een rij. Voor elke sollicitant die wij aan onze recruiter voorstellen, maken zij een score van 1 tot 10. Die score bepaalt mede in welke volgorde onze recruiter belt. Een medewerker beslist of u wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Een afwijzing kan via WhatsApp of Indeed automatisch worden verstuurd, zonder dat een medewerker ernaar heeft gekeken. U kunt dan altijd vragen dat een medewerker er opnieuw naar kijkt, uw standpunt geven of bezwaar maken. Mail daarvoor naar werken@kiss-marketingsales.nl.

Wij benaderen u via Indeed

Via Indeed kunnen wij u uitnodigen om te solliciteren, ook als u niet zelf op een vacature van KISS heeft gereageerd. Wij zien dan de gegevens die u in uw Indeed-profiel zichtbaar heeft gemaakt. Wij noteren onze beoordeling en, als wij u niet uitnodigen, de reden. Doel: u een passende functie aanbieden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het vinden van geschikte medewerkers. Voor deze gegevens geldt dezelfde regel als voor sollicitaties (zie hierboven). U kunt altijd bezwaar maken tegen deze benadering via werken@kiss-marketingsales.nl. Wij noteren dat dan en benaderen u niet opnieuw zolang u op de lijst hieronder staat.

Wij benaderen u niet opnieuw

Wij houden een lijst bij van mensen die wij niet opnieuw benaderen of van wie wij sollicitaties niet meer in behandeling nemen, met naam, datum en reden. Dat is bijvoorbeeld zo als u heeft aangegeven niet benaderd te willen worden, niet reageerde op onze uitnodiging, al eerder aan onze recruiter was voorgesteld, niet op een afspraak kwam of eerder bij ons werkte. Elke vermelding beoordelen wij uiterlijk 12 maanden na opname opnieuw. Besluiten wij dan niet tot verlenging, dan verwijderen wij de vermelding.

5. Gebelde consumenten: KISS als verwerker

KISS voert telefonische verkoop- en klantcontactcampagnes uit in opdracht van Nederlandse organisaties. Bent u gebeld door KISS namens een organisatie, dan is die organisatie in de regel de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens en treedt KISS op als verwerker in de zin van art. 28 AVG. De rolverdeling en de afspraken leggen wij per opdracht vast met de opdrachtgever, in de regel in een verwerkersovereenkomst. Daarin worden onder meer doel, instructies, beveiliging, subverwerkers, melding van datalekken, audits en verwijdering na afloop geregeld.

Wat dit voor u betekent:

• Wij bellen uitsluitend op basis van toestemming of, als de opdrachtgever daaronder valt, op basis van een toepasselijke wettelijke uitzondering.
• Wij melden aan het begin van elk gesprek wie wij zijn, namens wie wij bellen en wat het doel is.
• Een verzoek om niet meer gebeld te worden verwerken wij direct, volgens de processen en campagneafspraken die daarvoor gelden. De gegevens die nodig zijn om dat verzoek te kunnen naleven, bewaren wij daarvoor.
• Waar gesprekken worden opgenomen voor kwaliteit en bewijs, wordt de gebelde daarover geïnformeerd. Opnames zijn beveiligd opgeslagen, bij KISS of in het systeem van de opdrachtgever, en worden bewaard volgens de afspraken die per campagne met de opdrachtgever zijn vastgelegd, waaronder de verwerkersovereenkomst en de toepasselijke bewaartermijnen. Daarna worden ze gewist of aan de opdrachtgever overgedragen.
• Wilt u inzage in uw gegevens of een opname, of wilt u dat uw gegevens worden verwijderd? Richt uw verzoek aan de organisatie waarvoor u bent gebeld, want die organisatie is verantwoordelijk. U kunt ook backoffice@kiss-marketingsales.nl mailen. Wij zorgen dan dat uw verzoek bij de juiste partij terechtkomt en helpen bij de afhandeling.

6. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen voor zover dat nodig is voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering, of wanneer een wettelijke plicht dat vereist. In de tabel hieronder staat per partij wat die voor ons doet.

Wilt u weten welke verwerkers en andere ontvangers wij gebruiken en welke waarborgen gelden bij doorgifte buiten de EER, mail dan naar backoffice@kiss-marketingsales.nl. Wij sturen u het overzicht binnen één maand.

7. Doorgifte buiten de EER

Een deel van onze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt gegevens daar, onder meer Microsoft, Google, Meta, OpenAI, Anthropic, DigitalOcean en Indeed. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte hoort een passend doorgiftemechanisme onder de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Welk mechanisme per leverancier geldt, kunt u bij ons opvragen (zie hoofdstuk 6). Voor Anthropic hebben wij nog geen doorgiftemechanisme vastgesteld; voor OpenAI ronden wij die controle af.

8. Beveiliging

KISS is ISO 27001-gecertificeerd. Onze informatiebeveiliging is ingericht als managementsysteem en wordt periodiek door een onafhankelijke instelling getoetst: risicobeoordeling, toegangsbeheer, incidentproces, afspraken met leveranciers en bewustzijn van medewerkers. Wilt u het certificaat met scope en geldigheidsdatum inzien, dan sturen wij het toe. Meer over onze werkwijze leest u op Kwaliteit en compliance.

Voor verwerkingen waarvoor KISS zelf verwerkingsverantwoordelijke is, melden wij een datalek dat een risico oplevert voor betrokkenen binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Werken wij als verwerker in opdracht, dan melden wij een datalek onverwijld bij de opdrachtgever, volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst; die opdrachtgever beoordeelt vervolgens de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

9. Bewaartermijnen

10. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw persoonsgegevens, op rectificatie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf heeft verstrekt, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken; dat raakt de verwerking van vóór de intrekking niet.

Stuur uw verzoek naar backoffice@kiss-marketingsales.nl. Wij reageren binnen één maand. Bij complexe verzoeken mag die termijn met twee maanden worden verlengd; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij vragen daarvoor geen kopie van uw identiteitsbewijs.

Bent u gebeld namens een opdrachtgever, dan handelen wij uw verzoek af in overleg met die opdrachtgever (zie hoofdstuk 5).

11. Klacht

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten via backoffice@kiss-marketingsales.nl; wij lossen het liever samen op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Cookies

Welke cookies deze website gebruikt, waarvoor en hoe lang, leest u in ons cookiebeleid. Uw keuze past u aan via "Cookievoorkeuren aanpassen" in de voettekst.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of nieuwe verwerkers. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen actief waar dat redelijkerwijs kan.

Vragen? Contact of backoffice@kiss-marketingsales.nl.